Pro Fit Statt Fertig

Prozess aus der Sicht des

Sprechblase

PORTAL­BESCHREIBUNG

Abwicklung eines Gutscheinsystems mit zwei Tarifen:
proFIT bietet zwei Modelle an, mit denen Unternehmen die Angebote der Gesundheitsanbieter steuer- und sozialabgabenfrei nutzen können.

  • Modell 1: Tarif Sachbezug i.S. § 8 Abs.2 Satz 11 EStG sowie R 19.6 Abs. 1 Satz 1 LStR
  • Modell 2: Tarif Prävention i.S. § 3 Nr. 34 EStG i.V.m. § 20 u. 20a SGB 5
Schritt 1
Gutschein

KONTAKTAUFNAHME UND GUTSCHEINE BESTELLEN

  • Um proFit Gutscheine für Ihrer Mitarbeiter bestellen zu können, melden Sie sich auf unserer Homepage unter der Rubrik „So geht’s“ über die 
Navigation „Als Arbeitgeber registrieren“ an – unser Online-Formular führt Sie einfach durch alle 
Schritte der Anmeldung
  • Sie können uns auch direkt telefonisch kontaktieren – gerne beraten wir Sie und unterbreiten Ihnen ein passendes Angebot.
Schritt 2
Einkaufskorb

BESTELLUNG TARIF SACHBEZUG

  • Arbeitgeber bestellt den Sachbezugstarif für interessierte Mitarbeiter – der Wert der Gutscheine und die Höhe des Mitarbeiterbudgets sind frei wählbar
  • Sollen Steuervorteile genutzt werden, darf die monatliche Aufladung den Wert von 44,- € oder anlassbezogen 60,- € nicht übersteigen

BESTELLUNG TARIF PRÄVENTION

  • Arbeitgeber bestellt den Präventionstarif für interessierte Mitarbeiter – der Wert der Gutscheine und die Höhe des Mitarbeiterbudgets sind frei wählbar
  • Sollten Steuervorteile genutzt werden, darf die jährliche Aufladung den Wert von 500,- € je Mitarbeiter nicht übersteigen
  • Die Aufladung kann in mehreren Stufen erfolgen
Schritt 3
Location

AUFLADUNG MITARBEITERKONTO – ZUR GUTSCHEINERSTELLUNG

  • Arbeitgeber erhält Zugang zum Administrationsbereich (über Webseite proFIT – Login)
  • Upload / Eingabe der Mitarbeiterdaten erfolgt durch den Arbeitgeber oder durch proFIT
  • Rechnungsstellung erfolgt
  • Budget pro Mitarbeiter wird in Mitarbeiterkonten aufgeladen
  • Gutscheine werden durch Mitarbeiter in benötigter Höhe selbst erstellt, als PDF oder QR-Code auf’s Smartphone
  • oder Gutscheine werden durch proFIT per PDF versendet oder per Post ausgeliefert
Schritt 4
Anbieter

ANBIETERAUSWAHL

  • Mitarbeiter erhält Zugangsdaten und sucht sich über den Fitnessfinder seinen Wunsch-Gesundheitsanbieter
  • Angebote des Arbeitgebers werden gut sichtbar präsentiert
  • Beim Präventionstarif werden ausschließlich Präventionsangebote im Fitnessfinder angezeigt
  • Sofern vom Gesundheitsanbieter gewünscht, wird eine Verlinkung zur Online-Kursbuchung zur Verfügung gestellt
Schritt 5
Gutschein

EINLÖSUNG GUTSCHEIN BEI DER AKZEPTANZSTELLE

  • Der Anbieter überprüft die Berechtigung des Gutscheinüberbringers – die Gesundheitsmaßnahme wird erbracht – die Abrechnung erfolgt über proFIT
  • Alle für den Präventionstarif erforderlichen Dokumente wie Leistungsnachweise und Zertifikate werden im Gesundheitssystem hinterlegt
Schritt 6
Aufladen

MONATLICHE NEUAUFLADUNG UND RESTGUTHABEN

  • Beim Sachbezugstarif ist ein Dauerauftrag zur monatlichen Aufladung möglich – nicht genutzte Guthaben können nach Ablauf gutgeschrieben werden
  • Beim Präventionstarif können nicht verbrauchte Guthaben für das Folgejahr gutgeschrieben werden oder es erfolgt eine Rückerstattung
Schritt 7
Reporting

DOKUMENTE – REPORTING – STATISTIKEN

  • Alle Dokumente wie Rechnungen, Leistungsnachweise und Zertifikate werden im Gesundheitssystem hinterlegt und Berechtigten zugänglich gemacht
  • proFIT bietet für die Personalabteilung einen unterstützenden Report über die Gutscheinnutzung an
  • Des Weiteren können bei der proFIT statistische Auswertungen angefordert werden
Schritt 8
Registrieren

ANMELDEN

  • Sie können sich auf unserer Homepage unter der Rubrik „So geht’s“ über die Navigation „Als Gesundheitsanbieter registrieren“ anmelden – unser Online-Formular führt Sie einfach durch alle Schritte der Anmeldung
  • Gerne können wir Ihnen auch ein Anmeldeformular per Post zusenden
Schritt 1
Vertragsdaten

TEILNAHMEBEDINGUNGEN FÜR SACHBEZUGSANGEBOTE UNSERER GESUNDHEITSPARTNER

  • Die BFH-Rechtsprechung ermöglicht Unternehmen, Gutscheine gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG als monatliche Sachzuwendung steuer- und sozialabgabenfrei zu gewähren
  • Neben einer guten Qualität Ihrer Angebote sind keine weiteren (steuerrechtlichen) Bedingungen zu erfüllen

TEILNAHMEBEDINGUNGEN FÜR PRÄVENTIONSANGEBOTE UNSERER GESUNDHEITSPARTNER

  • Wenn Sie Präventionsangebote in unserem Fitnessfinder einstellen möchten, besteht die steuerrechtliche Anforderung der §§ 3 Nr. 34 EStG; 20 Abs. 1 SGB V und 20 a SGB V
  • Sie benötigen ein gültiges Zertifikat der Zentralen Prüfstelle für Prävention nach § 20 Abs. 1 SGB V oder eine vergleichbare Qualifikation
Schritt 2
Angebote

IHRE ANGEBOTE ZUM 
PRÄVENTIONSTARIF

  • Dieser Tarif erlaubt Ihren Teilnehmern, sich im breiten Feld der Präventionsmaßnahmen zu bewegen
  • Die Gutscheine müssen unbedingt zweckgebunden gem. des Präventionsleitfadens eingesetzt werden – hierzu zählen Bewegungskurse, Ernährungskurse, Suchtprävention und Stressbewältigung
  • Angebote müssen nach § 20 Abs. 1 SGB V zertifiziert sein
  • Mitarbeiter erhalten von ihrem Arbeitgeber ein Budget von 100,- bis 500,- € im Jahr, das sie für Gesundheitsleistungen ausgeben können
  • Entsprechend höheres Budget bei keiner Nutzung von Steuervorteilen möglich

IHRE ANGEBOTE ZUM 
SACHBEZUGSTARIF

  • Dieser Tarif erlaubt Ihren Teilnehmern, alle Gesundheitsmaßnahmen zu nutzen: von Aquasport, Bewegung, Fitness, Tanz, Entspannung bis hin zu Gesundheitsberatung und Coaching (ideal auch für Mitgliedsbeiträge, private Zuzahlungen etc.)
  • Arbeitgeber können durch den monatlichen Sachbezug von 44,- € bis zu 528,- € pro Jahr erhalten
  • Wenn das Unternehmen keine Steuervorteile nutzen möchte, kann das Jahresbudget des Mitarbeiters auch höher ausfallen
Schritt 3
Gutschein

GUTSCHEINANNAHME

  • Die gewählte Gesundheitsmaßnahme des Teilnehmers muss über den vorgelegten Gutscheintarif abzurechnen sein. Der Präventionstarif ist eingeschränkt nur für Präventionsmaßnahmen abrechenbar.
  • Ihr Teilnehmer bringt seinen Gutschein als A6-Format (Original) oder als Ausdruck in A4-Format mit. Alternativ kann Ihr Teilnehmer seinen Gutschein in benötigter Höhe selbst erstellen, als Ausdruck, QR-Code oder Zahlencode auf Papier oder QR-Code auf seinem Smartphone
  • Ihr Teilnehmer wurde gebeten, mit Ihnen abzustimmen, in welcher Form der Gesundheitsgutschein bei Ihnen eingelöst werden kann

Wichtige Hinweise zur Gutscheinannahme

  • Die alten, orangefarbenen Gutscheine können Sie weiterhin annehmen
  • Der Teilnehmer muss sich vor Einlösung des Gutscheins ausweisen können – gleichen Sie die Ausweisdaten mit den Gutscheindaten ab
  • Es wird dringend empfohlen, den Gutschein-Code in Ihrem persönlichen Bereich unter der Rubrik „Gutscheine einlösen“ zu prüfen – alle Informationen zum Gutschein wie Inhaber, Guthaben, Tarif und Gültigkeit werden dort angezeigt
Schritt 4
Abrechnen

ABRECHNUNG ANGENOMMENER GUTSCHEINE

  • Die alten, orangefarbenen Gutscheine können Sie uns wie gehabt via Mail, Scan oder Post zusenden
  • Die seit 2016 eingeführten neuen Gutscheine müssen Sie uns zur Abrechnung nicht zusenden – durch die Eingabe des QR-Codes in unserem Gutscheinsystem erfolgt die Rechnung an uns ganz automatisch
  • Die Fakturierung der Präventionsmaßnahme an den Teilnehmer läuft ebenfalls über unser System nahezu voll automatisch
Schritt 5
Werbung

BESTE WERBUNG

  • Sie können Ihr Unternehmen in unserem Fitnessfinder präsentieren
  • Beschreiben Sie Ihre Einrichtung und lassen Sie Ihr Logo / Slogan, Ihre Werbetexte und Öffnungszeiten anzeigen – wir zeigen Ihre Web-Adresse und verlinken auf Ihre Homepage
  • Sie können sich und Ihre Einrichtung mit eigenen Bildern präsentieren oder Ihre Interessenten mit einem Video überzeugen
Schritt 6
Archivierung

ARCHIVIERUNG IHRER RECHNUNGEN UND DOKUMENTE

  • Alle erstellten Abrechnungen an Ihre Teilnehmer (beim Präventionstarif) und ggf. alle eingereichten Zertifikate sowie alle Rechnungen an und von proFIT werden online in Ihrem persönlichen Bereich als PDF abgelegt
  • Ebenso werden Vertragsdokumente in Ihrem Konto online nur Ihnen zugänglich gemacht
Schritt 7
Informationen

Einführung proFIT Gutschein

Mehr Informationen zu den Angeboten von proFIT erhält der Arbeitnehmer über:

  • Intranet des Arbeitgebers
  • E-Mail von proFIT
  • proFit Facebook-Gruppe
Schritt 1
Anzeigen

Gesundheitsangebote

  • im proFIT Fitness-Finder, dieser befindet sich im persönlichen Bereich des Mitarbeiters
  • Suche über PLZ, Suchbegriffe, Art der Einrichtung möglich
Schritt 2
Gutschein

Gutschein erhalten

  1. Gutschein als Papier erhalten
    Gutschein per Post von proFIT oder direkt vom Arbeitgeber
  2. Gutschein elektronisch selbst erstellen
    Arbeitnehmer erstellt seinen Gutschein in benötigter Höhe selbst als Ausdruck
  3. Neu: Übertragung des Gutscheins als QR-Code auf das Smartphone oder QR-Code als Zahlencode (z.B. auf beliebigen Papier)

Schritt 3
Angebot

Teilnahme an einem Angebot

  • Kontaktdaten befinden sich im Fitnessfinder.
  • Kurs / Angebot beim Gesundheitsanbieter buchen
  • Beim Gesundheitsanbieter nachfragen, welche Form der Gutscheineinlösung neben der gängigen Gutscheinabgabe möglich ist.
  • Andere Formen der Gutscheinabgabe: QR Code auf dem Smartphone oder QR-Code als Zahlencode (z.B. auf beliebigen Papier)
Schritt 4
Einlösen

Gutschein einlösen

  • Sie müssen sich beim Gesundheitsanbieter ausweisen können
  • Abgabe des Gutscheins z.B. am Empfang des Studios
  • Übersendung des Gutscheins an den Gesundheitsanbieter per PDF
  • Übersendung des QR-Codes des Gutscheins an den Gesundheitsanbieter
  • Abgabe als QR-Code auf dem Smartphone
Schritt 5
Abrechnen

Gutschein abrechnen

  • Gesundheitsmaßnahme mit proFIT Gutschein bezahlen
  • Restguthaben wird im virtuellen Konto aktualisiert
  • Ist der Gutschein höher als der Rechnungsbetrag, kann der Dienstleister einen Gutschein über den Restbetrag ausstellen, Barauszahlung ist nicht möglich
  • Reicht der Gutscheinwert zur Zahlung nicht aus, kann privat zugezahlt werden
Schritt 6
Hinzufügen

Gutschein in Kombination mit

  • Krankenkassenzuschuss für Zuzahlungen für Präventionskurse, die meist zu 80% von den Krankenkassen getragen werden. (Voraussetzung ist, dass der Kursanbieter auch ein Partner der proFIT ist)
  • Rezepten für z.B. Zuzahlungen zum Physiotherapie-Rezept. (Voraussetzung ist, dass Ihr Therapeut auch ein Partner der proFIT ist.)
  • Mitgliedsbeiträge beim Sachbezugstarif, zur Zahlung von Mitgliedsbeiträgen für z.B. Fitnessstudios oder Mitgliedsbeiträgen für andere Gesundheitsmaßnahmen. (Voraussetzung ist, dass das Studio auch ein Partner der proFIT ist.)
Schritt 7
Wunschanbieter

Wunschanbieter vorschlagen

  • Wenn der Wunsch-Gesundheitsanbieter noch kein proFIT-Partner ist, melden Sie uns diesen unter der Rubrik „Wunsch-Gesundheitsanbieter vorschlagen“.
  • Wir informieren Sie von unserer Kontaktaufnahme bis zur Teilnahme Ihres Wunschanbieters.
  • Achtung! Beim Präventionstarif bitte nur Wunschanbieter, die im Feld der Prävention tätig sind, vorschlagen. Fragen Sie ggfs. beim Anbieter nach, ob dieser zertifiziert ist.
Schritt 8